Terugkerend werk vanzelf laten lopen.
Een workflow voert een reeks stappen voor je uit: op een vast moment, als er iets gebeurt in Byna, of als jij op start drukt. Je bouwt hem in de editor, begint met een sjabloon, of beschrijft wat je wilt en laat AI de opzet maken.
Kies waar een workflow start
Elke workflow begint met één trigger: een gebeurtenis in je account, een vast moment of de startknop. De workflow weet dan om welke factuur, offerte of welk contact het gaat, en elke volgende stap werkt daarmee.
- Bij een gebeurtenis, zoals een betaalde of verlopen verkoopfactuur, een geaccepteerde offerte, een getekend contract, een ingevuld formulier of een geboekte afspraak
- Op een planning: elk uur, elke dag, week of maand op het tijdstip dat jij kiest, in je eigen tijdzone
- Handmatig, met de startknop in de editor
- Met de garage-app ook bij een nieuwe werkbon, een APK die bijna verloopt of een terugroepactie van de RDW
Schrijf de e-mail één keer, met variabelen
Schrijf de mail in de editor met variabelen voor het contact, het document en jezelf. Byna vult ze per ontvanger in en voegt de factuur, offerte of het contract als PDF toe als je dat aanzet, in de taal van het contact.
- Variabelen voor het contact, de factuur of offerte en je eigen bedrijfsnaam
- De factuur, offerte of het contract als PDF-bijlage, in de taal van het contact
- Naar het contact van elk item, naar jezelf of naar een vast adres, zoals je boekhouder
- Een tekst door AI geschreven in de toon die jij kiest, van zakelijk tot vriendelijk
Van idee naar werkende workflow
Beschrijf hem of kies een sjabloon, test hem zonder iets te versturen en volg elke uitvoering in het logboek.
Beschrijf wat je wilt
Typ in gewone taal wat de workflow moet doen. AI maakt de opzet met de juiste stappen en zet er notities bij over wat je nog controleert.
Begin met een sjabloon
Meer dan vijftien kant-en-klare sjablonen, van een welkomstmail voor nieuwe contacten tot een wekelijks overzicht van openstaande verkoopfacturen en een herinnering voor de btw-aangifte. Pas aan wat je wilt en zet hem aan.
Testen zonder iets te versturen
Een proefrun laat per stap zien hoeveel items erdoor gaan, welke e-mails verstuurd zouden worden en waarom er een wordt overgeslagen. Er wordt niets verstuurd of opgeslagen.
Elke uitvoering in het logboek
Per uitvoering zie je de stappen, de e-mails en elke overgeslagen of mislukte verzending met de reden. Na herhaalde fouten pauzeert de workflow zichzelf en krijg je een melding.
Limieten die je contacten beschermen
Elke workflow heeft grenzen die jij instelt, zodat niemand te vaak of op het verkeerde moment mail krijgt. Elke verzending, overgeslagen mail en fout staat in het logboek met de reden.
- Een maximum per uitvoering en per dag, en een pauze per ontvanger tussen twee mails
- Eén keer per ontvanger, voor altijd, voor een welkomstmail of een reviewverzoek
- Een verzendvenster, zoals werkdagen tussen 08:00 en 18:00
- Afgemelde contacten en contacten zonder e-mailadres worden overgeslagen, en na herhaalde fouten pauzeert de workflow zichzelf
De stappen die je kunt gebruiken
Haal records op, splits ze op een voorwaarde, wacht een tijdje en voer dan de actie uit. Een workflow heeft maximaal 40 stappen.
Gebeurtenis
Start bij iets dat in je account gebeurt.
Planning
Elk uur, elke dag, week of maand op een vast tijdstip.
Records ophalen
Contacten, verkoopfacturen, offertes, projecten of afspraken, gefilterd zoals jij wilt.
Voorwaarde
Splitst items in ja en nee op hun velden, zoals bedrag, status of datum.
Wachten
Pauzeert een tak voor minuten, uren of dagen, tot 90 dagen.
Beperken
Geeft alleen de eerste items door en laat de rest vallen.
E-mail versturen
Naar het contact, naar jezelf of naar een vast adres, met variabelen en een PDF.
Melding aan mij
Een melding in Byna, één per item of één samenvatting.
Taak maken
Een to-do met deadline en prioriteit, gekoppeld aan het contact.
Notitie bij contact
Een notitie op de klantkaart, met variabelen.
Webhook versturen
Geeft het item door aan je eigen software of een automatiseringstool.
AI-tekst en samenvattingen
Schrijft per item een tekst in de toon die jij kiest, of vat een lijst samen.
Veelgestelde vragen
Probeer workflows 30 dagen gratis.
Je kunt elk moment opzeggen en je data blijft exporteerbaar.