Privacybeleid

PrivacybeleidLaatst bijgewerkt: 19 Oktober 2026Byna neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij ze verzamelen, hoe wij ze beschermen en welke rechten u heeft. Dit beleid is van toepassing op alle gebruikers en bezoekers van het Byna-platform.1. VerwerkingsverantwoordelijkeByna wordt aangeboden door Byna IT (eenmanszaak), gevestigd aan Walborg 2A, 1082 AM Amsterdam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94203431, btw-id NL003708448B92, bereikbaar via info@byna.io. Byna IT is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers en accounthouders. Elke ondernemer (gebruiker) die een account aanmaakt, is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij of zij over eigen contacten invoert; Byna treedt daarvoor op als verwerker namens deze gebruikers.2. Gegevens die wij verzamelenWij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:AccountgegevensNaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), bedrijfsgegevens (naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer), bankrekeninggegevens en bedrijfslogo.ContactgegevensNaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bedrijfsnaam, BTW-nummer en KVK-nummer van contacten die door gebruikers worden ingevoerd.BoekingsgegevensNaam, e-mailadres en IP-adres van personen die afspraken boeken via openbare boekingspagina's.FormulierinzendingenNaam, e-mailadres, IP-adres, browserinformatie (user agent) en geüploade bestanden van personen die openbare formulieren invullen.RijschoolgegevensLeerlinggegevens, leslocaties (GPS-coördinaten), examenresultaten en aanwezigheidsregistratie.Financiële gegevensFactuurbedragen, betaalmethoden, abonnementsbetalingen en transactiegegevens verwerkt via Stripe.ContractgegevensPartijgegevens, contractinhoud, digitale handtekeningen en IP-adressen op het moment van ondertekening.CommunicatiegegevensE-mailadressen, onderwerpen en voorbeeldtekst van e-mails die via het platform worden verzonden.Technische gegevensIP-adressen, browserinformatie (user agent), inloggebeurtenissen en activiteitenlogboeken voor beveiligingsdoeleinden.AI-functiesBerichten aan de AI-assistent en documenten die naar de documentscanner worden geüpload. Documenten worden standaard verwerkt op onze eigen beveiligde servers; wanneer de cloudengine wordt gebruikt, verwerkt onze AI-leverancier (Anthropic) het volledige document om de gegevens uit te lezen. Berichten aan de assistent worden binnen de EU verwerkt door Scaleway, met Anthropic als terugvaloptie wanneer Scaleway niet beschikbaar is. In chatberichten maskeren wij waar mogelijk persoonsgegevens voordat deze een AI-leverancier bereiken.3. RechtsgrondslagWij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen onder de AVG:

Uitvoering van een overeenkomst — om uw Byna-account en de diensten die u gebruikt te leveren en te onderhouden.

Wettelijke verplichting — om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige regelgeving.

Gerechtvaardigd belang — om de veiligheid van het platform te waarborgen, fraude te voorkomen en onze diensten te verbeteren.

Toestemming — wanneer u vrijwillig gegevens verstrekt via openbare formulieren of boekingspagina's.

4. DerdenWij delen persoonsgegevens met de volgende derden, uitsluitend voor zover noodzakelijk:

Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland): verwerkt de betaling van uw Byna-abonnement. Als u online betalingen voor uw facturen activeert, maakt Byna daarnaast voor u een betaalaccount aan bij Stripe. De verificatiegegevens die u tijdens die instelling opgeeft (zoals naam, geboortedatum, adres, KvK-nummer, bankrekening en waar vereist een identiteitsbewijs) vult u rechtstreeks bij Stripe in. Stripe verwerkt deze gegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen wettelijke verplichtingen, zoals klantidentificatie, zoals beschreven in het privacybeleid van Stripe (stripe.com/privacy). Betalingen van uw klanten worden verwerkt op uw eigen betaalaccount en rechtstreeks uitbetaald op uw eigen bankrekening; Byna houdt dit geld nooit vast.

Mollie B.V. (Amsterdam) verwerkt online betalingen wanneer een accounthouder een eigen Mollie-account koppelt. Mollie ontvangt het bedrag, het kenmerk en de betalersgegevens die voor de betaling nodig zijn.

Onze e-mailprovider: verzendt e-mails zoals facturen, offertes, herinneringen en inlogcodes namens ons en ontvangt daarvoor het e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht.

Scaleway SAS (Frankrijk): verwerkt berichten aan de AI-assistent in de datacenters van Scaleway in de regio Parijs (EU). Het AI-model draait volledig op eigen servers van Scaleway, er gaan dus geen gegevens naar de ontwikkelaar van het model. Standaard bewaart Scaleway vragen en antwoorden niet (zero data retention) en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. Alleen bij vermoeden van misbruik of een serverfout mag Scaleway een verzoek maximaal 2 weken bewaren, met persoonsgegevens daarin waar mogelijk vervangen door neutrale codes. De gegevens blijven binnen de EER.

Anthropic (Verenigde Staten): verwerkt tekst en documenten voor AI-functies zoals de documentscanner, en dient als terugvaloptie voor de AI-assistent wanneer Scaleway niet beschikbaar is. Gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Voor deze doorgifte buiten de EER gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Google Ireland Limited: alleen wanneer u zelf de Google Agenda-koppeling activeert. Zie het hoofdstuk over de Google Agenda-integratie hieronder.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Alle externe verwerkers zijn gebonden door verwerkersovereenkomsten. De applicatie, de database en uw bestanden worden gehost op eigen servers van Byna binnen de EU/EER; ook onze documentverwerkingsserver (scanner en OCR) is in eigen beheer.5. Google Agenda-integratieByna biedt een optionele tweerichtingssynchronisatie met Google Agenda. Deze integratie is alleen actief als je ervoor kiest je Google-account te koppelen in je agenda-instellingen. Als je Google Agenda nooit koppelt, wordt geen van de onderstaande gegevens benaderd.Gegevens die wij van Google benaderenWanneer je je Google-account koppelt, vragen wij via de Google Calendar API toegang tot het volgende:

Je Google Agenda-afspraken, inclusief titel, omschrijving, datum en tijd, locatie, herhaling en herinneringen. Wij gebruiken de scope "calendar.events", die ons geen toegang geeft tot je agenda-instellingen of deelrechten.

Het e-mailadres van het gekoppelde Google-account (via de scopes openid en email), dat in je instellingen wordt getoond zodat je ziet welk account is gekoppeld.

Hoe wij deze gegevens gebruikenGoogle Agenda-gegevens worden uitsluitend gebruikt om je agenda en je Google Agenda gesynchroniseerd te houden: afspraken die je in Byna aanmaakt worden naar Google verstuurd, en afspraken uit Google verschijnen in je Byna-agenda, volgens de synchronisatierichting die je kiest. Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en niet om algemene kunstmatige intelligentie of machine learning-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.Hoe wij deze gegevens opslaanJe Google access- en refresh-tokens worden versleuteld opgeslagen en worden nooit gedeeld met derden of getoond aan andere gebruikers. Gesynchroniseerde afspraken worden in je agenda opgeslagen. Wanneer je Google Agenda in je instellingen ontkoppelt, trekken wij de toegang bij Google in en verwijderen wij de opgeslagen tokens; de synchronisatie stopt dan.Limited Use-verklaringByna gebruikt en verwerkt informatie die via Google-API's wordt ontvangen in overeenstemming met het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.Toegang intrekkenJe kunt de toegang op elk moment intrekken door Google Agenda te ontkoppelen in je agenda-instellingen, of via je Google-accountmachtigingen.6. BewaartermijnenWij bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

Gegevenstype	Bewaartermijn
Accountgegevens	Tot 30 dagen na verwijdering van het account
Financiële gegevens (facturen, betalingen)	7 jaar (Nederlandse fiscale bewaarplicht)
Activiteiten- en beveiligingslogboeken	6 maanden
Boekingsgegevens	Tot de gebruiker de boeking verwijdert
Formulierinzendingen	Tot de gebruiker de inzending verwijdert

7. BeveiligingWij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van wachtwoorden en gevoelige gegevens, tweefactorauthenticatie, beheer van vertrouwde apparaten, CSRF-bescherming, snelheidsbeperking en periodieke controle van onze beveiligingsmaatregelen.8. Uw rechtenOp grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage: u kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.

Recht op rectificatie: u kunt correctie van onjuiste gegevens verzoeken.

Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens.

Recht op beperking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens.

Recht op overdraagbaarheid: u kunt verzoeken uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.

Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.

Recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op uw toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

U kunt uw gegevens zelf exporteren en uw account verwijderen via Instellingen, privacy in de applicatie. Voor overige verzoeken kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens; wij reageren binnen 30 dagen.U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als u vindt dat wij uw persoonsgegevens onjuist verwerken.9. WijzigingenWij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe functies toevoegen of de manier wijzigen waarop wij gegevens verwerken. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via de applicatie.10. ContactHeeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe Byna met uw gegevens omgaat? Neem dan contact op met Byna IT via info@byna.io.