Verwerkersovereenkomst

VerwerkersovereenkomstLaatst bijgewerkt: 19 Oktober 2026Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Byna (verwerker) in opdracht van u, de klant (verwerkingsverantwoordelijke), in het kader van het gebruik van het Byna-platform. Zij vormt een onlosmakelijk onderdeel van de servicevoorwaarden tussen u en Byna en is opgesteld in lijn met artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).1. Partijen en rolverdelingVerwerker is Byna IT (eenmanszaak), gevestigd aan Walborg 2A, 1082 AM Amsterdam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94203431, btw-id NL003708448B92 (hierna: Byna). U bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u in Byna invoert, opslaat of verwerkt (bijvoorbeeld gegevens van uw klanten, leerlingen, contacten of teamleden). Byna treedt op als verwerker en verwerkt deze gegevens uitsluitend in uw opdracht en op basis van uw instructies, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de servicevoorwaarden.2. Aard, doel en duur van de verwerkingByna verwerkt persoonsgegevens uitsluitend met als doel het leveren van de dienst zoals beschreven in de servicevoorwaarden (waaronder facturatie, agenda, klantbeheer, contracten, formulieren, sectorapps en aanverwante functies). De verwerking duurt zolang u een actief account heeft. Na beëindiging gelden de bewaartermijnen uit artikel 9 hieronder.3. Categorieën persoonsgegevens en betrokkenenAfhankelijk van uw gebruik kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

Identificatiegegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, KVK- en BTW-nummer).

Financiële gegevens (factuurregels, bedragen, betaalstatus, IBAN voor zover door u ingevoerd).

Afspraak- en planninggegevens (datum, tijd, locatie, deelnemers).

Door u of uw klanten via publieke formulieren ingevulde gegevens.

Voor de rijschool-app: gegevens over leerlingen, lessen, examens en voertuigen.

Communicatie-inhoud, contractdocumenten en bijlagen die u uploadt of verstuurt via Byna.

Technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en logbestanden voor beveiligingsdoeleinden.

Betrokkenen zijn onder meer: uw klanten, leerlingen, contactpersonen, teamleden en uzelf.4. Instructies van de verwerkingsverantwoordelijkeByna verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van uw schriftelijke instructies, tenzij een wettelijke verplichting Byna tot een andere verwerking dwingt. Het gebruik van de functies van het platform geldt als instructie. Byna informeert u indien een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of andere toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.5. BeveiligingsmaatregelenByna neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, vernietiging of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten in elk geval:

Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en, waar relevant, in rust.

Toegangscontrole op basis van rollen en het need-to-know principe, met logging van toegang.

Sterke authenticatie voor beheerders, inclusief tweefactorauthenticatie.

Reguliere back-ups en herstelprocedures.

Periodieke beoordeling en bijwerking van de beveiligingsmaatregelen.

6. GeheimhoudingPersonen die namens Byna toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht, hetzij op grond van hun arbeidsovereenkomst, hetzij op grond van een afzonderlijke geheimhoudingsverklaring.7. SubverwerkersByna maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers voor onderdelen van de dienstverlening. U geeft Byna hierbij algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen, mits Byna met elke subverwerker een schriftelijke overeenkomst sluit met ten minste dezelfde verplichtingen als in deze overeenkomst. De huidige subverwerkers zijn:

Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland): betaalverwerking voor abonnementen. Als u online factuurbetalingen inschakelt, verwerkt Stripe die betalingen op uw eigen Stripe-betaalaccount onder de eigen voorwaarden van Stripe, als uw betaalverwerker en niet als subverwerker van Byna.

Mollie B.V. (Nederland): als een accounthouder een eigen Mollie-account koppelt voor online factuurbetalingen, verwerkt Mollie die betalingen op dat Mollie-account onder de eigen voorwaarden van Mollie, als betaalverwerker van de accounthouder en niet als subverwerker van Byna.

E-mailverzenddienst binnen de EU/EER: transactionele e-mail.

Scaleway SAS (Frankrijk): AI-assistent, verwerkt in datacenters in de regio Parijs (EU). Vragen en antwoorden worden standaard niet bewaard (zero data retention) en niet gebruikt voor het trainen van modellen. Alleen bij vermoeden van misbruik of een serverfout kan een verzoek maximaal 2 weken worden bewaard. Geen doorgifte buiten de EER.

Anthropic PBC (Verenigde Staten): AI-functies zoals de documentscanner, en terugvaloptie voor de assistent wanneer Scaleway niet beschikbaar is. Gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van modellen.

De applicatie, de databases en de opslag van bestanden en bijlagen draaien op eigen servers van Byna binnen de EU/EER, evenals de documentverwerkingsserver (scanner en OCR). Hiervoor wordt geen externe subverwerker ingeschakeld.Wijzigingen in de lijst worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd. U kunt schriftelijk bezwaar maken; indien geen passende oplossing wordt gevonden, kunt u de overeenkomst opzeggen.8. Doorgifte buiten de EERByna verwerkt persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Indien voor specifieke subverwerkers (zoals Anthropic) doorgifte naar buiten de EER plaatsvindt, gebeurt dit op basis van een passende waarborg zoals de standaard contractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie en aanvullende technische en organisatorische maatregelen. De AI-assistent wordt door Scaleway binnen de EU verwerkt. Alleen wanneer de assistent terugvalt op Anthropic, vindt zo'n doorgifte plaats.9. Bijstand bij verzoeken en datalekkenByna helpt u, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het voldoen aan uw verplichtingen onder de AVG, waaronder:

Het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar).

Het melden van datalekken: Byna informeert u zonder onredelijke vertraging, in beginsel binnen 48 uur, nadat zij kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, met de informatie die u nodig heeft om uw meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens na te komen.

Het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en voorafgaande raadpleging, voor zover dit binnen de aard van de verwerking valt.

10. Teruggave en verwijdering van gegevensBij beëindiging van de overeenkomst kunt u uw gegevens zelf exporteren via Instellingen, privacy, of door contact op te nemen met support. Na een verwijderingsverzoek worden uw gegevens 30 dagen bewaard zodat u alsnog een export kunt opvragen of uw account kunt heractiveren. Daarna worden de gegevens permanent verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplichten (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor financiële administratie).11. AuditrechtU heeft het recht om, op eigen kosten en maximaal eenmaal per jaar, audits te (laten) uitvoeren om naleving van deze overeenkomst te verifiëren. Byna verstrekt op verzoek bestaande beveiligingsdocumentatie, certificeringen of auditrapporten van haar subverwerkers. Audits worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd, vinden plaats tijdens kantooruren en mogen de normale bedrijfsvoering van Byna niet onredelijk verstoren.12. AansprakelijkheidDe aansprakelijkheid van Byna onder deze overeenkomst is beperkt op de wijze zoals beschreven in de servicevoorwaarden. Wettelijke aansprakelijkheid van Byna als verwerker op grond van artikel 82 AVG blijft onverlet, voor zover deze niet door wet beperkt kan worden.13. Toepasselijk recht en geschillenOp deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in Nederland.14. ContactVoor vragen, verzoeken van betrokkenen of meldingen van datalekken kunt u contact opnemen met Byna IT via info@byna.io.